• Increase font size
  • Default font size
  • Decrease font size

Progressive

Member Area
Naučite koristiti Dijagram riblje kosti! PDF Print E-mail
Monday, 20 June 2011 15:03

 

U nekoliko prethodnih članaka naveli smo načine rješavanja mrtvih zaliha. Međutim, istovremeno s akcijom rješavanja postojećih mrtvih zaliha jako je bitno zaustaviti krvarenje. To znači pronaći i ukloniti uzroke, tj. saznati zašto je došlo do tih nekurentnih zaliha kako bismo zaustavili njihovo ponovno gomilanje u budućnosti. Jedna od vrlo efikasnih metoda pronalaženja uzroka problema i načina njihovih rješavanja je tzv. Ishikawa dijagram ili Dijagram riblje kosti.

Proces istraživanja uzroka problema je u osnovi isti, bez obzira na industriju u kojoj djelujete i bez obzira na problem o kojem se radi. Najbolje je sakupiti tim ljudi koji imaju prave vještine, znanja i iskustva o problemu, da zajednički identificiraju sve razloge zbog kojih se problem mogao pojaviti. U slučaju problema viška (ili pak manjka) zaliha najbolji sugovornici su svi oni koji su na bilo koji način povezani sa zalihama: nabava koja ih nabavlja, skladište koje ih skladišti, prodaja i otprema koja ih prodaje i isporučuje kupcu, ali i financije koje evidentiraju financijski teret zaliha.

Savjet br. 1 - Kako pojesti slona?

Ako je popis članova vašeg idealnog tima predugačak, možda je problem previše složen da biste ga riješili odjednom pa razmislite o razbijanju problema u više dijelova. Ponekad na radionicama na kojima pokušavamo identificirati uzroke pojave viška zaliha izađu i problemi koji su više-manje generički (oni posredno imaju veze s problemom zaliha, ali isto tako i s drugim problemima u organizaciji). Tako se, na primjer, često na radionicama pojave uzroci kao što su slaba komunikacija, loše ili nikakvo planiranje i sl. Ovo je dobro kao “aperitiv” za početak pravog dijaloga, ali je potreban dobar moderator da se ne ode previše široko.

Kada ste sakupili svoju reprezentaciju, trebate se suglasiti oko toga što je u stvari problem.

Vrijeme za kolače!

Uzmimo primjer pečenja kolača. Problem bi mogao glasiti: "Kolači su ponekad prepečeni, a ponekad sirovi i moramo ih baciti“. Možda je ovo dovoljno detaljno, ali vjerojatno bi bilo dobro ići još detaljnije i pitati se "što", "gdje", "kada" i "koliko" kako bismo bolje razumjeli problem.
Poboljšana verzija prikaza problema mogla bi glasiti: "4% okruglih čokoladnih kolača su prepečeni, a 0,5% su sirovi i moramo ih baciti". U ovom slučaju možda bi bilo najbolje da poslušamo dobrog starog Pareta i da se usredotočimo na onaj veći problem, a problem sirovih kolača pokušate riješiti neki drugi dan (ili će se u najboljem slučaju riješiti sam od sebe).

Kada se vratimo s kolača na logistiku i pokušamo analizirati primjer točnosti zaliha, problem bi mogao biti da se na inventuri pojavljuje jako puno grešaka, ali da se manjak javlja na puno više artikala nego višak, kao što je navedeno na sljedećem primjeru:

zrilic_graf_1
zrilic_graf_2

Savjet br. 2 – Što god se pomakne, to mjerite!

 

Ako ne možete izmjeriti vaš problem, razmislite o prikupljanju podataka prije nego što krenete dalje. Ne zaboravite da vam je cilj da što češće donosite odluke na osnovu činjenica, a što manje na osnovu osjećaja i na taj način utvrdite korijen uzroka problema.
Nacrtajte dijagram riblje kosti kao predložak na flip chart ili veliku ploču, na kojoj ima dovoljno prostora. Najpraktičnije bi bilo pisati na papiru jer se on može zamotati i odnijeti do sljedećeg sastanka.

zrilic_graf_3

 

Riba se čisti od glave

Problem je napisan na "glavi" ribe, a četiri ili pet glavnih uzroka problema dolaze na leđnu kost. Obično se uzroci dijele na tzv. 5M:

  1. Man – Uzroci problema mogu biti ljudi - svi koji su uključeni u proces (zaposlenici, menadžment, partneri).
  2. Machine - Uzroci problema mogu biti u tehnologiji (strojevima) ili ne(pravilnom) korištenju iste.
  3. Material - Uzroci se mogu skrivati u specifičnostima sirovina, dijelova, pribora itd. koji se koriste za odvijanje procesa.
  4. Method – Je li problem u tome kako se proces odvija i koji su posebni zahtjevi (politika, procedure, pravila, propisi i zakoni)?
  5. Measure (mjerenje) – Kakva je kvaliteta podataka generiranih iz procesa, a koji se koriste za procjenu kvalitete?

 

Savjet br. 3 – Orada ili Pastrva?

Ne postoji pravi način da to učinite - ono što zaista trebate je 5 kostiju. Napravite riblju kost tako da na nju stane problem, i - dobar tek! Sada je na vašem timu da dođe do što više razloga zašto se pojavio problem.


Savjet br. 4 – Problemi, problemi!

Zadatak tima je da svatko individualno napiše razloge problema na post-it papiriće - jedan problem po papiriću - recimo, 10 minuta. Tada, kao tim, razloge stavljate pod svaki naslov glavnog uzroka, izgrađujući detaljnu sliku zašto se problem događa. Ako je vaš tim relativno mlad - novoformiran, razmislite o korištenju razbijača leda ('icebreakers') ili kreativnog 'brainstorminga' ideja za zagrijavanje.

Savjet br. 5 – “Oh zašto, zašto, zašto…?”

Sjetite se da su ljudi prirodni rješavači problema, ali mogu potrošiti godine i godine kreativnog rada da bi riješili neki rutinski problem. Kada tim zapadne u kreativnu blokadu pomognite im da dođe do korijena problema pitajući: „Zašto, zašto, zašto?“ Koristite metodu tri zašto ili pet zašto dokle god ne dođete do stvarnog korijena svakog problema.

Završili ste detaljan Dijagram riblje kosti i pitali ste tri (ili pet) puta zašto za svaki razlog. Što dalje? Postoji vjerojatno nekoliko uzroka koji stoje kao najvjerojatniji uzroci i sada je pravo vrijeme da poduzmete neku akciju. Možda je potrebno daljnje praćenje i prikupljanje podataka kako bi se uspostavila čvrsta veza između korijena uzroka problema i posljedice ili se morate osloniti na zdrav razum i "dobar osjećaj" o tome gdje početi. Bilo kako bilo, imat ćete jasniju sliku problema i koji mu je uzrok te uložiti vrijeme i novac na pravo rješenje. Dobar tek!