• Increase font size
  • Default font size
  • Decrease font size

Progressive

Member Area
Zašto trebamo opise radnih mjesta PDF Print E-mail
Friday, 31 August 2012 14:00

dijana klekar - ljudski resursi

Izrada opisa radnih mjesta (sistematizacije) opsežan je projekt. Za izradu samo jednog opisa potrebno je, jednom kad su dovršeni, opise odobriti, implementirati i iskomunicirati.

Piše: Dijana Klekar, direktorica društva Tecumviva d.o.o.

Pravilnik o radu, odnosno njegov najopsežniji dio Pravilnik o sistematizaciji i ustroju radnih mjesta ima izrazito slabu reputaciju među malih i srednjim poslodavcima. Vrlo često ga se smatra nepotrebnim, nametnutim, no čak i kad je ustroj pripremljen, skloni smo zaboraviti ga i ostaviti u nekoj ladici stola ili ormara. Zašto to činimo? U izradu ovih akata, a naročito opisa radnih mjesta uloženo je mnogo sati rada. U njihovu izradu uključeni su svi menadžeri i voditelji timova, a ponekad i dio zaposlenika.

No i unatoč tome, nekako uvijek završe neiskorišteni i ignorirani. Navedeni Pravilnici najvažniji su interni akti kojim poslodavac definira sva prava, ali i obaveze svojih zaposlenika. Ove Pravilnike sukladno Zakonu o radu mora imati svaka kompanija koja zapošljava više od 20 zaposlenika. No i unatoč zakonskoj obavezi, poslodavci ih vrlo često ne donose ili ih samo “prepišu“ iz obrazaca koji su im dostupni, što je krajnje neučinkovito.

ZAŠTO TREBAMO PRAVILNIKE?
Ovim se aktima definiraju sva važna pitanja iz radnog odnosa, a njima poslodavac ima mogućnost jasno utvrditi ponašanja koja očekuje od svih zaposlenika te im dati jasne smjernice potrebne za njihov učinkovit rad u kompaniji. Opisi radnih mjesta važan su izvor svih informacija koje zaposlenik treba znati o radnom mjestu na koje je primljen, o svim poslovima i radnim zadacima koje treba obavljati kao i što su ključne odgovornosti tog radnog mjesta. Opisi radnih mjesta, osim stručnih znanja, mogu sadržavati i opise ponašanja koje očekujete od svojih zaposlenika, npr. kako očekujete da se odnose prema radu, kolegama, klijentima i slično.

Opisi nisu samo puko ispunjavanje forme. Oni su važan preduvjet za kvalitetan i uspješan rad zaposlenika, jer na kraju - kako možemo očekivati da zaposlenik obavi svoj posao ako mu nismo jasno komunicirali što su njegovi radni zadaci i kakvo ponašanje od njega očekujemo. Imaju za svrhu olakšati zaposlenicima ispunjavanje njihovih redovitih radnih obaveza i time povećati efikasnost, a poslodavcima omogućavaju lakšu i učinkovitiju kontrolu radnog učinka.

CILJ I SVRHABilo da započinjete s pripremom novih ili redefiniranjem postojećih opisa radnih mjesta nemojte zaboraviti unaprijed odrediti što je njihova svrha i kako ćete ih koristiti. Dakle, prije svega odredite što je cilj opisa radnih mjesta i što s njima želite postići u organizaciji. Vizija, misija i poslovni plan kompanije daju nam okvir potreba organizacije, no pripremni sastanak s Upravom i top menadžmentom daje nam smjernice za ustroj organizacije i njezih potreba za budući razvoj.

Da biste jasnije odredili cilj i svrhu, postavite sljedeća pitanja:
->Zašto trebate opise radnih mjesta? Što su nedostaci postojećih opisa radnih mjesta?
->Koji uzrok ili problem vam indicira da je sada pravo vrijeme da krenete u izradu novih ili redefiniranje postojećih opisa radnih mjesta?
->U koju svrhu ćete koristiti opise radnih mjesta?
->Koji su planirani troškovi izrade opisa radnih mjesta i imate li odobreni budžet?
->Tko će sve sudjelovati u procesu izrade opisa radih mjesta i jesu li ove osobe spremne i osposobljene za sudjelovanje u ovom procesu?
->Odobrava li i podržava li Uprava ovaj proces?

Kada donesete odluku o započinjanju ovoga za vaše poslovanje bitnog projekta, izuzetno je važno izabrati osobu koja će voditi cijeli projekt kao i osobe koje će u njemu sudjelovati. S obzirom na kompleksnost i prirodu posla, najčešće je nositelj ovog projekta Sektor/Odjel za upravljanje ljudskim resursima ili vanjski konzultanti uz aktivno sudjelovanje menadžera svih upravljačkih razina.

SUDIONICI PROCESA
Uspješnost ovog projekta određuje i tim koji sudjeluje u njegovoj realizaciji. Sudionici projekta mogu biti:
->Uprava i top menadžeri koji kreiraju viziju, misiju i poslovne planove organizacije i znaju što su trenutne i buduće potrebe organizacije
->linijskih menadžeri koji operativno provode poslovne planove organizacije, razumiju poslove, radne zadatke i ključne odgovornosti radnih mjesta te znaju koje vještine, znanja i sposobnosti trebaju imati zaposlenici koji na njima rade
->zaposlenici koji znaju što su poslovi, radni zadaci i ključne odgovornosti radnog mjesta na kojem rade.

HR stručnjaci i konzultanti imaju iskustvo i znaju kako pripremiti opise na istovjetan način, te tako osigurati njihovu objektivnost i transparentnost. Nedostatak objektivnosti ponekad može imati za rezultat da opisi poslova ne odgovaraju potrebama kompanije, te umjesto toga organizaciju gradimo prema znanjima, vještinama i sposobnostima ljudi koje danas zapošljavamo, a ne prema sadašnjim i budućim potrebama organizacije.

Izrada opisa radnih mjesta (sistematizacije) opsežan je projekt. Za izradu samo jednog opisa radnog mjesta potrebno je nekoliko sati rada više osoba. Kako ovaj rad ne bi ostao samo prazno slovo na papiru, potrebno je, jednom kad su dovršeni, opise odobriti, implementirati i iskomunicirati. Uprava, odnosno top menadžment odobrava opise radnih mjesta i daje “zeleno svjetlo“ za njihovu implementaciju i komunikaciju kroz organizaciju.

IMPLEMENTACIJA
Predstavljamo vam općeprihvaćena pravila za implementaciju i komunikaciju odobrenih opisa radnih mjesta koja možete koristiti u Vašoj organizaciji:
->svakom zaposleniku treba omogućiti uvid u Pravilnik o sistematizaciji i organizaciji radnih mjesta (bilo putem oglasne ploče, intraneta, kod nadređenog menadžera ili u HR odjelu)
->svaki zaposlenik treba potpisati primitak svog osobnog primjerka opisa radnog mjesta na kojem radi
->nadređeni menadžer treba imati uvid u sve opise radnih mjesta kojima rukovodi
->odgovorna osoba u HR odjelu odgovorna je potpisani primjerak opisa radnog mjesta pohraniti i čuvati u individualnom kartonu zaposlenika.

PROVJERA I PRILAGODBA
Opisi radnih mjesta podložni su promjenama, stoga danas svaka organizacija treba imati utvrđeni raspored njihove provjere i prilagodbe. Preporučeni vremenski period za provjeru opisa radnih mjesta je godina dana. Zbog opsežnosti, u većim kompanijama sa izrazito velikim brojem radnih mjesta, nerealno je očekivati da će sva moći biti provjerena jednom godišnje.

Stoga se preporučuje da se provjeravaju i prilagode opisi radnih mjesta:

->čiji se sadržaj poslova mijenjao tijekom godine,
->za koje je izvršena promjena organizacijske strukture
->za koje nadređeni traži provjeru, odnosno prilagodbu opisa,
->čiji se sadržaj mijenja zbog promjena u tehnologiji i organizaciji rada,
->sukladno utemeljenom zahtjevu zaposlenika.

Potreba svakog poslodavca su učinkoviti i kompetentni zaposlenici, stoga kroz opise poslova jasno komunicirajte svojim zaposlenicima što od njih očekujete na radnome mjestu.