U doba kad su ljudi pisali ručno na papir – to je bilo normalno i uobičajeno. Ali danas se za pisanje, obračunavanje kontrolu i poslovanje u tvrtkama koriste računala, i to odavno! Dakle, ako još uvijek printamo iz digitalnog računala na papir i potom unosimo podatke s papira u drugo računalo, to je abnormalno trošenje vremena i novca!
Piše: Božidar Bajsič, direktor operacija u EDITEL Adria d.o.o
EDI je tehnologija koja, od vremena otkako računala mogu obavljati kontrolu poslovanja, zamjenjuje papir i ručni rad. EDITEL je jedan od pionira za EDI u centralnoj Europi, jer se time bavimo više od 40 godina. Iznijet ćemo nekoliko primjera ušteda, koje smo u EDITEL-u kroz dobre EDI prakse s mjerenjem učinka u realnim postupcima analizirali i došli do zanimljivih rezultata.
Primjer 1 – Slanje EDI računa
Kod tog primjera je EDITEL na realnom primjeru izračunao trošak slanja računa u papiru i trošak kad se koristi EDI.
Kod korisnika se mjesečno šalje prosječno 1540 računa. Za svaki račun su u prosjeku trebali 5 minuta i 19 sekundi (mjereno na uzorku od 20 računa). Isprintaju se dva primjerka, jedan za vlastitu arhivu, a drugi za slanje poštom.
Trošak računa uz gornje parametre je sljedeći:
- Tiskanje, manipulacija, toner, sortiranje: 2,230 kn
- Materijal: kuverta (sa logom): 0,740 kn + 2x papir: 0,178 kn
- Kuvertiranje i administracija: 2,622 kn
- Trošak pošte: 3,300 kn
UKUPNO: 9,035 kn po računu
Za 1540 računa mjesečno taj trošak iznosi 13.914,65 kn troškova rada, materijala i usluga.
Uvođenjem EDI eRačuna se na tom primjeru smanji trošak slanja računa na 1,336 kn po računu ili na 2.056,92 kn. Tu je samo kod slanja računa ušteda veća od 11.850 kn. S time da ima još većih učinaka ako se koristi digitalna arhiva.
Uz sve to, nismo uopće računali uštede koje ima EDI na strani primatelja tih računa, ako se napravi integracija.
Primjer 2 – korištenje digitalne dostavnice
Kod trgovačkog društva svaki dan zaprime u centralno skladište cca 80 kamiona s prosječno 9 proizvoda na 32 palete koje treba zaprimiti i distribuirati kroz skladište. Pregled i zaprimanje je ručnim putem obično trajalo 10 min. po kamionu. Kad je trgovačka kompanija uvela eDostavnicu koja omogućuje digitaliziranu SSCC, vrijeme zaprimanja se smanjilo na 2 minute po kamionu.
Ušteda u vremenu je tako bila 80*8 minuta = 640 minuta na dan ili 1,3 radnog vremena radnika. Ako to preračunamo u trošak, dobijemo zanimljivu brojku potencijalne uštede. S time da ima i drugih benefita… od toga da kamion manje vremena stoji u skladištu, do toga da s eDostavnicom možemo puno bolje i brže prenijeti sve ostale informacije o artiklima, pakiranjima i procesu koje ne samo da ubrzavaju proces, nego nude korisniku i posljedično krajnjem kupcu, vrstu novih i boljih usluga. Ali, to je već priča za bolje sutra, koje tek slijedi…
