Kako mjeriti uspješnost na radnome mjestu

Upotrebom upitnika za samovrednovanje zaposlenici mogu dobiti uvid u svoje snage i slabosti te identificirati područja za poboljšanje. S druge strane, tvrtka dobiva uvid u stanje čimbenika na razini tvrtke kao cjeline ili na razini pojedinca, ovisno o tome je li mjerenje anonimno ili ne.

Piše: dr. Marija Paladin, HR Expert

Kako bi se maksimizirala uspješnost zaposlenika, i time povezana uspješnost organizacije kao cjeline, ključno je jasno razumjeti prednosti i slabosti pojedinca i organizacije. Mjerenje uspješnosti na radnome mjestu stoga je važno za oboje. Razumijevanjem vještina i ponašanja koja doprinose uspjehu, zaposlenici mogu poboljšati svoju uspješnost, a organizacije prepoznati prilike za rast i razvoj.

Učinkovit i praktičan način za dobivanje uvida u uspješnost na radnome mjestu zaposlenika je uporaba upitnika za samovrednovanje. U ovom članku ćemo predstaviti kako se samoevaluacijski upitnici mogu koristiti za mjerenje uspješnosti na radnome mjestu. Kratko ćemo predstaviti razvojnu put jednog takvog upitnika koji je prilagođen redovnoj uporabi u praksi.

USPJEŠNOST NA RADNOME MJESTU

Uspješnost na radnome mjestu odnosi se na djela i ponašanja koja zaposlenik izvodi kako bi postigao radne ciljeve i obavio radne zadatke. Kako bi se učinkovito mjerila i poboljšavala uspješnost na radnome mjestu, važno je što bolje razumjeti specifična znanja, vještine i kompetencije koje su relevantne za određeno radno mjesto. S druge strane, postoje neki čimbenici koji su važni za uspješnost na radnome mjestu bez obzira na radno područje pojedinca.

To uključuje, između ostaloga, kvalitetu i količinu rada, kao i druge čimbenike poput komunikacijskih vještina, sposobnosti rada u timu, organizacije rada i upravljanja vremenom, preuzimanja inicijative, pristupa rješavanju problema, sposobnosti donošenja odluka i dr.

Kvaliteta rada odnosi se na preciznost i učinkovitost rada, pažnju na detalje, poštivanje standarda i postupaka te sposobnost ispunjavanja ili premašivanja očekivanja u vezi uspješnosti. Količina, odnosno opseg rada koji zaposlenik obavi u određenom vremenskom razdoblju jako je povezan s sposobnošću upravljanja radnim opterećenjima.

Vještine komunikacije su važne za uspješan rad bez obzira radi li se o komunikaciji s klijentima ili samo unutar internog okruženja. Zbog toga je vrlo važna sposobnost učinkovite komunikacije s kolegama, nadređenima i/ili klijentima. Pri tome su važni verbalni i neverbalni elementi, pisana i usmena komunikacija, kao i primanje i davanje povratnih informacija.

Sposobnost timskog rada i suradnje s drugima radi postizanja zajedničkog cilja, kao i sposobnost rješavanja sukoba svakog zaposlenog, važni su čimbenici uspješnosti organizacije.

• Vrlo je važna sposobnost zaposlenog da učinkovito i uspješno upravlja svojim vremenom. Pri tome, uspješnost na poslu oblikuju određivanje prioriteta, poštivanje rokova i sposobnost usklađivanja različitih zadataka.

Sposobnost zaposlenog da preuzme inicijativu, predloži poboljšanja i možda čak inspirira i motivira druge važne su dodane vrijednost i pokazatelji uspješnosti na poslu.

Dobar način mjerenja radne uspješnosti, bilo da se radi o detaljno razrađenim kompleksnim sustavima ili putem upitnika za samovrednovanje, mora uključivati sve ili barem većinu najvažnijih čimbenika radne uspješnosti.

UPITNICI ZA MJERENJE USPJEŠNOSTI NA POSLU

Postoji više načina mjerenja uspješnosti na poslu. U ovom članku ćemo se ograničiti na mjerenje pomoću upitnika za samovrednovanje. Pri tome, kao i kod bilo kojeg drugog pristupa, potrebno je uzeti u obzir njegove prednosti i nedostatke. Upitnici za samovrednovanje su vrijedan alat za mjerenje uspješnosti na poslu. Njihovom upotrebom zaposlenici mogu dobiti uvid u svoje snage i slabosti te identificirati područja za poboljšanje.

S druge strane, tvrtka dobiva uvid u stanje čimbenika na razini tvrtke kao cjeline ili na razini pojedinca, ovisno o tome je li mjerenje anonimno ili ne. Ti upitnici obuhvaćaju čimbenike radne uspješnosti u više ili manje razrađenom obliku. O tome ovisi duljina upitnika i praktičnost uporabe za redovitu kadrovsku praksu tvrtke te za različite profile i načine prikupljanja podataka (e-verzija ili verzija papira i olovke).

DIZAJN I DULJINA

Samoevaluacijski upitnici o radnoj uspješnosti su dizajnirani tako da zaposlenici sami razmisle o svojim prednostima i slabostima te područjima koja mogu poboljšati i u skladu s tim odgovore na pitanja u upitniku. Duljina upitnika o radnoj uspješnosti može se razlikovati ovisno o tvrtki i specifičnom radnom mjestu.

Neki upitnici mogu sadržavati samo nekoliko pitanja dok drugi mogu obuhvaćati duge sklopove pitanja po pojedinom čimbeniku. Ispunjavanje upitnika ovisno je o duljini i može trajati od samo nekoliko minuta do 30-45 minuta.

Za redovnu uporabu u kadrovskoj praksi tvrtki je važno da upitnik bude optimalne duljine, da zapravo mjeri ono što bi trebao mjeriti i na taj način pruža adekvatne osnove za razvoj i provedbu aktivnosti za poboljšanje uspješnosti na poslu. Nekoliko, makar brižno odabranih, pitanja ne čini nužno dobar upitnik. Moramo ga testirati da bi mogli ocijeniti koliko je dobar za upotrebu u praksi.

Prednosti

Najvažnija prednost upitnika za samovrednovanje je poticanje samorefleksije i razmišljanja o uspješnosti i učinkovitosti vlastitog rada jačanjem osjećaja odgovornosti za vlastite radne rezultate. Također, ovakvi su upitnici jedini način pristupa nekim informacijama koje ima samo osoba koja ispunjava upitnik.

S druge strane, voditeljima omogućuju uvid u to kako zaposleni ocjenjuju svoje sposobnosti, vlastitu uspješnost pri radu i radne rezultate. Na taj način pružaju dobru osnovu za komuniciranje jakih i slabih točaka te planiranje daljnjih aktivnosti.

Nedostatci

Unatoč prednostima, potrebno je napomenuti da upitnici za samovrednovanje također imaju nedostatke zbog kojih ne pružaju nužno potpuno točnu sliku o radnoj uspješnosti zaposlenog. Među ostalim, zaposleni se mogu naginjati pozitivnijoj ocjeni svoje uspješnosti pri radu nego što odražava njihov stvarni rad.

U neke aspekte rezultata, odnosno učinka svog rada, zaposleni nemaju uvid, pa njihov uvid može biti do određene mjere nepotpun. Predugi upitnici mogu oslabiti kvalitetu prikupljenih podataka jer, između ostalog, onemogućuju koncentrirano rješavanje cijelo vrijeme, a ispitanik može uzimati prečice koje će značiti da će na svako pitanje dati odgovor, ali taj odgovor neće nužno odražavati stvarno stanje (npr. odgovaranje bez razmišljanja, odgovaranje po uzorcima ili odgovaranje na sva pitanja jednako).

KORISTAN ALAT ZA TVRTKU

S obzirom na prednosti i nedostatke, upitnici za samovrednovanje služe kao koristan alat za procjenu radne uspješnosti, posebno ako se koriste u kombinaciji s drugim izvorima povratne informacije, kao što su povratne informacije voditelja i suradnika (360 stupnjeva pristup), kako bi se osigurao cjelovit uvid – ako se osigura da su optimalne duljine da bi olakšali ispunjavanje i realno odgovaranje i ako se kod interpretacije uzmu u obzir sklonosti pojedinca da pozitivno ocijeni vlastitu radnu uspješnost.

Kao i kod drugih načina mjerenja radne uspješnosti, važna je podrška sudionicima (u ovom slučaju radnicima) i po potrebi odgovarajuće obučavanje za razvoj sposobnosti što realnijeg samoocjenjivanja radi smanjenja utjecaja pristranosti.

TESTIRANJE U OKRUŽENJU U KOJEM TVRTKA DJELUJE

Rekli smo da su neki faktori procjene uspješnosti na radu zajednički različitim granama i radnim procesima. Međutim, spomenuli smo da se duljina i sadržaj upitnika za samovrednovanje uspješnosti na radu razlikuju ovisno o faktorima poput industrije tvrtke, specifičnosti zahtjeva radnih procesa i drugih te da je važno upitnik testirati, a ne samo (pažljivo) odabrati pitanja.

Ako tome još dodamo utjecaj prevođenja stranih upitnika na jezik koji koriste zaposleni u određenom okruženju ili organizaciji, jer većina upitnika dolazi iz drugih jezičnih područja, učinak na kvalitetu prikupljenih podataka može biti znatno veći od prethodno navedenih faktora.

Stoga je vrlo važno da su upitnici koje koristimo u kadrovskoj praksi, a kojima želimo podržati kvalitetu poslovnih odluka u području ljudskih resursa i poboljšanja produktivnosti na radu, testirani na jeziku i u okruženju u kojem organizacija djeluje. Trenutno je u fazi testiranja kratak samoevaluacijski upitnik o uspješnosti na radu na slovenskom jeziku, a planiramo testiranje i na hrvatskom jeziku.

Unatoč svojoj kratkoći (početna verzija obuhvaćala je 7 izjava, a u nastavku smanjujemo na 6 izjava), upitnik mjeri stanje na najvažnijim faktorima uspješnosti na radu:

• poštovanje rokova i pravovremeno izvršavanje radnih zadataka,
• preuzimanje inicijative i oblikovanje prijedloga za poboljšanje radnih procesa,
• brzina i preciznost u radu,
• korištenje povratnih informacija za poboljšanje rada,
• kvaliteta suradnje u postizanju zajedničkih radnih ciljeva te
• nadilaženje očekivanja u pogledu kvalitete i količine posla.

RAZVOJNI PUT UPITNIKA

U prvoj smo fazi testirali utjecaj korištenja različito dugih skala za odgovaranje (5 i 7-stupanjska Likertova skala) te male varijacije u broju pitanja (istovremeno skup od 5 do 7 stavki). Pokazalo se da je prikladnija uporaba 5-stupanjske skale zbog paralela s obrazovnim sustavom kojeg radnici dobro poznaju i ocjenjivanje na 5-stupanjskoj skali im je blisko.

Također, većina upitnika o radnoj zauzetosti i drugim faktorima koje moderne ljudske funkcije prate i koje teorija i praksa povezuju s uspjehom na poslu, koristi Likertovu evaluacijsku skalu s 5 različitih vrijednosti. U sadržajnom smislu, prvo pilot testiranje upitnika pokazalo je da jedna od stavki ne pripada upitniku te se značajno razlikuje od ostalih.

Provjerili smo prikladnost različitih modela s uključenim 5 do 7 stavki koristeći faktorsku analizu. Najprikladniji je bio 1-faktorski model (cijela skala mjeri jedan faktor, točnije uspjeh na poslu kao cjelinu) s uključenih 6 stavki. Izračun unutarnje pouzdanosti također je pokazao zadovoljavajuću razinu pouzdanosti mjerenja s navedenim upitnikom. Upitnik će biti u drugoj fazi testiran na većem uzorku s konačnim setom od 6 stavki (pitanja) na 5-stupanjskoj Likertovoj skali u drugoj fazi.

Istovremeno ćemo provjeriti njegovu povezanost s mjerenjem radnog angažmana i motivacije. Obje teme, radni angažman i motivacija na jednoj strani, te uspješnost pri radu, vrlo su važni u suvremenim kadrovskim pristupima za upravljanje produktivnošću u organizacijama. Očekujemo da će upitnik biti testiran i spreman za upotrebu u ljudskoj praksi u drugoj polovici godine.