Koje su (naj)važnije koristi digitalizacije upravljanja ljudskim resursima i povezanim procesima i aktivnostima – i zašto samo informatizacija nije dovoljna – otkriva dr. Marija Paladin koja ima dugogodišnje iskustvo u upravljanju HR-om, na području analitike, razvoja kvantitativnih istraživačkih instrumenata i provođenja istraživanja
Piše: Marija Paladin, voditeljica područja za ljudske resurse
Digitalizacija u okviru organizacija sastavni je dio Indrustrije 3.0 i Industrije 4.0. Iako je sve popularnije govoriti o četvrtoj industrijskoj revoluciji, realnost većine organizacija događa se duboko u 3. fazi ili negdje između obje faze. Još osobito ako ne govorimo isključivo o proizvodnim procesima, nego interes širimo na druga područja. Na primjer upravljanje ljudskim potencijalima. Organizacije, posebice njihova struktura vodstva, moraju razumjeti učinke digitalizacije na organizaciju i zaposlenike. Digitalizacija ne mijenja samo način na koji radimo, već i ubrzava tempo promjena s kojima se tvrtke suočavaju. U ovom ćemo članku istaknuti ključne pozitivne učinke digitalizacije, s naglaskom na upravljanje ljudskim resursima.
RAZLIKA INFORMATIZACIJE I DIGITALIZACIJE
Iako visokokvalitetna digitalizacija ljudskih resursa i povezanih procesa može biti prilično skup projekt u kratkom roku, dugoročne koristi digitalizacije za tvrtku su ogromne. Pritom je potrebno voditi računa o pravoj digitalizaciji procesa, a ne samo informatizaciji. To je važna razlika. Procesi kakvi su sada nisu nužno optimizirani. Zato je za uspješnu digitalizaciju potrebno razumjeti razliku između informatizacije i digitalizacije jer samo zadnja donosi veće koristi.
Digitalizacija i informatizacija, koje različito definiraju različiti autori, dva su različita pristupa transformaciji. Informatizaciju u ovom kontekstu razumijemo kao doslovno pretvaranje postojećeg stanja (npr. svih koraka procesa) iz analogne i fizičke verzije u digitalnu verziju bez (većih) optimizacija i promjena (npr. skeniranje fizičkog dokumenta kreiranog na uobičajen klasičan način i njegovo pohranjivanje u digitalni oblik).
No ako nam je cilj korištenje tehnologije za poboljšanje poslovnih procesa s ciljem realizacije većih koristi, onda govorimo o digitalizaciji. To je prava smjer budućih transformacija (kadrovske funkcije). Ažuriranje procesa i tek onda njihova digitalizacija. To se može odvijati paralelno, a nije nužno sekvencijalno. Kao što su procesi živa stvar, i digitalizacija mora oponašati tu živost. Samo na taj način može se iskoristiti njezin puni potencijal.
UŠTEDA VREMENA I NOVCA
Sve više organizacija svoje usluge u mnogim područjima digitalizira i nudi klijentima mogućnost urediti ih na daljinu. Mnoge tvrtke ne samo da digitaliziraju interne procese, već se odlučuju za takozvane samoposlužne usluge eksterno prema svojim klijentima putem različitih digitalnih alata. Ovi alati omogućuju kupcima uštedu vremena (jer obaveze ne treba uređivati na licu mjesta), a istovremeno i same organizacije štede vrijeme i novac tvrtke. Samo izbjegavanjem klasične pošte i omogućavanjem digitalnih ruta možemo uštedjeti 30% ili više vremena.
Tvrtke koje koriste nove tehnologije također mogu biti višestruko uspješnije od svojih konkurenata. Digitalizacija velikih razmjera može stvoriti mnoga nova radna mjesta (npr. napredna analitika i upravljanje mega bazama podataka, tj. velikim podacima, e-učenje, itd.) uz smanjenje troškova zbog smanjenih potreba za administrativnim poslovima. Prema nekim procjenama, integrirana digitalizacija može smanjiti troškove nekih usluga za 15 do 20% i za isti postotak ili čak i više (do 50%) povećati proizvodnju.
Za potrebe plastičnog prikaza efekata koji se odnose na uštedu vremena na području upravljanja ljudskim resursima, zamislimo jedan vrlo jednostavan i pojednostavljen primjer. Postupak objave slobodnih radnih mjesta i postupak izbora novih zaposlenih. Tvrtka može primiti stotine prijava za određeno radno mjesto.
Prije početka ozbiljnog procesa selekcije moraju se prikupiti usporedivi podaci o svim kandidatima. Ako organizacija prima nestandardizirane životopise i popratna pisma, djelatnici odjela za ljudske resurse moraju pronaći i razumjeti podatke iz zaprimljene dokumentacije i upisati ih u bazu podataka.
Recimo da su sve prijave, popratna pisma i životopisi lijepo pripremljeni i nije potrebno puno tražiti sve osobne, obrazovne podatke, podatke o obimu i sadržaju iskustva itd. te su jasno navedeni i treba ih samo pretipkati. I u tome slučaju to zahtijeva najmanje 15 minuta vremena za pojedinog kandidata. Ako je prijava 100, to znači 25 sati rada samo za osnovno skeniranje i pripremu usporedive baze kandidata za posao. Koliko se ovih sati može uštedjeti?
JEDNOSTAVAN E-OBRAZAC
S druge strane, jednostavan e-obrazac za prijavu na slobodna radna mjesta, čak i ako nije vezan uz daljnji proces selekcije (što bi bilo još bolje), znači automatsko popunjavanje baze usporedivih podataka za sve kandidate za isto radno mjesto te veliku uštedu vremena na ovom koraku. U slučaju e-obrasca (ako ga pažljivo sastavljamo) kandidat sam upisuje potrebne podatke za prvo uspoređivanje svih kandidata samo kao uvod u daljnji postupak odabira.
Bazu prijava analiziramo samo na temelju već unesenih usporedivih podataka, odmah možemo nastaviti s detaljnijim pregledom najzanimljivijih životopisa i odlučujemo o sljedećim koracima procesa selekcije. Recimo da nam ovo oduzima jednu trećinu vremena koje bismo inače potrošili samo na ručno postavljanje baze. Osam do devet sati umjesto 25 sati. Ova trećina, međutim, već predstavlja sadržaj selekcijskog procesa, a ne administraciju, jer već analiziramo i odlučujemo koga ćemo pozvati na razgovor.
Ako organizacija ima samo 10 natječaja za slobodna radna mjesta godišnje i ima samo 100 kandidata za svaki natječaj, to predstavlja uštedu od gotovo 1 FTE u samo jednom koraku procesa odabira. No znamo da natječaja može biti znatno više, kao i prijavljenih kandidata za pojedina radna mjesta. Ušteda vremena, međutim, također znači uštedu novca koji se gubi u predugim postupcima.
Što, na primjer, za organizaciju znači lansirati novi proizvod na tržište za 30% manje vremena? Što u smanjenju troškova znači za tvrtku koja digitalnom transformacijom smanjuje potrebu za administrativnim poslovima za 15-20%? Što za menadžera znači da zbog digitalne podrške administrativnim dijelovima selekcijskog postupka može zaposliti novog kandidata i početi ga uvoditi u posao nekoliko tjedana ranije nego bez digitalne potpore? Uštede mogu biti ogromne.
UVID U PODATKE NA JEDNOME MJESTU
Jedno od najvažnijih polazišta Industrije 4.0 i razvoja digitalizacije je potreba za pregledom podataka (u proizvodnji) i njihovom analizom. Prijelaz s papirnatog na digitalno poslovanje u pravilu donosi automatski generirane baze ili baze podataka koje se mogu brže pripremati i dalje analizirati, pratiti i koristiti za planiranje budućih aktivnosti i koraka. To je velika prednost ne samo u području ljudskih resursa ili proizvodnje, već i u mnogim drugim složenim područjima, uključujući i medicinu.
Ako se podaci prikupljaju na jednom mjestu, to omogućuje bolje temelje za analizu trenutnog stanja i planova za budućnost. KPI u papirnatom svijetu ručnog upisivanja i ručnog vođenja evidencije (čak i ako se pretipka s papira u Excel bazu podataka) mogu predstavljati veliki problem pripremateljima raznih periodičnih izvješća. Na drugoj strani digitalizacija i automatsko generiranje baza podataka omogućava svakodnevno praćenje ključnih pokazatelja odgovarajućim alatima i uz minimalni input dodatnog vremena. Ne samo tromjesečno ili godišnje, nego čak i tekuće.
TOČNOST I SIGURNOST PODATAKA
Ako je proces optimiziran i digitaliziran na način za jednokratni unos i nema potrebe za ponovnim unosom (upisivanjem / kopiranjem / prepisivanjem) istih podataka, manja je mogućnost grešaka. Jedinstveni ključevi (u kodnom jeziku Primary Key) na koje su povezani ostali podaci služe za prizivanje i povezivanje svih ostalih na taj ključ vezanih podataka (na primjer, jedinstveni kod zaposlenika dohvaća sve relevantne podatke o zaposleniku, nema potrebe za dodatnim pretraživanjem, traženjem, prepisivanjem itd.). Takav pristup minimizira mogućnost pogrešaka do kojih dolazi kod višestrukih ručnih unosa istih podataka.
Iako digitalizacija nedvojbeno otvara mnoga pravna i sigurnosna pitanja za upravljanje i obradu (osjetljivih) osobnih podataka, posebice u vezi sa sve aktualnijim konceptima računalstva u oblaku i mega (osobnih) baza podataka, osim uštede vremena, veliki potencijal digitalizacije je upravo u poboljšanju sigurnosti podataka, kontroli pristupa njima, sprječavanju neželjenog pristupa podacima i sprječavanju njihove nekontrolirane distribucije.
Pristup je ograničen i dopušten onima kojima je pristup odobren u skladu s njihovom funkcijom i ovlastima. Odgovarajuće IT rješenje omogućuje vam da kontrolirate tko je i kada pristupio kojim podacima. Sigurnost osobnih podataka u skladu s GDPR-om može se učinkovitije osigurati i pratiti u digitaliziranim bazama podataka i procesima. To znači lakše i kontroliranije određivanje tko ima pravo i mogućnost pristupa, koji je temelj za obradu podataka, kako pojedinac daje privolu za obradu podataka i kako je opoziva itd.
VIŠE VREMENA ZA VAŽNE PROCESE
Automatizacija može omogućiti tvrtkama da preusmjere svoje ljude na strateški važnije zadatake. To znači mogućnost dubljeg rada na razvoju i posljedično veću mogućnost za učinkovite i sadržajno kvalitetne rezultate. Funkcija ljudskih potencijala u sve više organizacija nužno prelazi iz administrativne uloge u razvojnu, odnosno s rutinskih papirnatih zadataka na poslove koji imaju manje veze s dokumentima, a više s ljudima.
Hibridna radna okolina (od kuće / na lokaciji), deficitarnost nekih profila (IT, inženjeri), promjena vrijednosti koja dolazi promjenom generacija i drugi trendovi na području ljudskih resursa, zahtijevaju drugačije, puno manje administrativne pristupe, uz to da administraciju nije moguće eliminirati. Potrebno ju je optimizirati i digitalizirati.
Da bi organizacija mogla napraviti takav preokret ka sadržaju i razvojnoj ulozi upravljanja ljudskim resursima, mora ili zaposliti više zaposlenika ili izvesti prijenos rutinskih administrativnih zaduženja u (samouslužni i/ili automatizirani) digitalni oblik. Sa stajališta dugoročne optimizacije troškova i kvalitete usluga, prikladnija je digitalna opcija.
UPRAVLJANJE ZAPOSLENICIMA
Digitalizacija mijenja i stil vodstva i način na koji se izvode upravljačke aktivnosti zbog korištenja različitih digitalnih alata, metoda i procesa. Sama razlika između upravljanja zaposlenicima uživo i upravljanja na daljinu (nova realnost većine organizacija u novoj Covid-19 stvarnosti) zahtijeva različite alate koje menadžer koristi i vještine za njihovo korištenje koje posljedično mora steći, kao i različite kompetencije koje menadžer mora imati ili ponovno razviti.
Čest razlog koji menadžeri navode za nedostatak uključenosti u upravljanje zaposlenicima je nedostatak pristupa podacima o svojim zaposlenicima. No danas postoje moćni alati za poslovnu analitiku koji omogućuju trenutni pristup podacima o zaposlenicima, raznim pogledima, usporedbama, unaprijed postavljenim ili ad hoc analitikama. Na taj način menadžer ne može biti nedovoljno opremljen informacijama koje su temelj za karijerno vođenje njegovih zaposlenika, preraspodjelu posla i promicanje dodatnih ili uvođenje novih aktivnosti za različite namjene.
ODRŽIVOST I ZAŠTITA OKOLIŠA
Brojne studije ispituju učinke digitalizacije (industrije) za održivost i zaštitu okoliša. Digitalizacija može imati značajan utjecaj na održive aspekte proizvodnih poduzeća, gdje studije pokazuju da digitalna transformacija neće utjecati samo na ekološku dimenziju (učinkovitost resursa, obnovljiva energija itd.), već će tehnička i tehnološka transformacija potaknuti i društvenu transformaciju.
No čak i ako suzimo uvid na područje ljudskih resursa i problematiku bez papirnog poslovanja, možemo vidjeti da digitalna transformacija ima veliki potencijal u području održivog razvoja i zaštite okoliša. Od optimizacije procesa zbog ulaganja optimalnih ljudskih, financijskih i vremenskih resursa, do uvođenja što većeg udjela bez papirnog poslovanja. Jedno istraživanje u slučaju logistike pokazalo je kako prednosti mogu biti velike, ali treba revidirati cijeli proces, a ne samo pojedinačne korake.
ZAKLJUČAK
Digitalna transformacija može donijeti velike prednosti organizaciji na svim područjima djelovanja, bilo da je cilj potpuna automatizacija uključivanjem umjetne inteligencije i naprednih algoritama bez ili sa minimalnim inputom čovjeka, ili digitalizacija koja još uvijek zahtjeva odluke i usmjerenja od čovjeka. U svakom slučaju, zahtijevat će intenzivno sudjelovanje svih dionika te njihovo povjerenje u prednosti ulaganja u digitalizaciju u odnosu na sadašnju situaciju te paralelnu (možda postupnu) obnovu radnih procesa u smislu optimizacije i pojednostavljenja. Ključne prednosti koje organizacije mogu dobiti su ušteda vremena i financija, temelji za bolju analitiku i veću sigurnost podataka, više vremena za razvojne sadržaje, veća informiranosti i uključenost voditelja u upravljanje zaposlenicima, bolji utjecaj na održivost i zaštitu okoliša. Rješenja u ovom području već postoje – samo ih treba maksimalno iskoristiti!
