Objašnjenje smisla i koristi time trackinga zaposlenicima, a da se ne shvati kao kontrola radnika, jako je je važno i zahtijeva suptilan i obazriv pristup. Fokus mora biti na produktivnosti i boljem upravljanju vremenom – važno je naglasiti kako time tracking pomaže svakom zaposleniku da bolje razumije kako troši svoje vrijeme na različite zadatke s ciljem eliminacije suvišnih zadataka i optimizacije potrebnih.
Piše: dr. Marija Paladin, HR Expert
Time tracking je proces praćenja i evidentiranja vremena koje trošite na određene aktivnosti, zadatke ili projekte. Ovo je posebno korisno za pojedince, timove i organizacije kako bi bolje razumjeli kako troše svoje resurse, poboljšali produktivnost, pravilno rasporedili zadatke i pravilno naplatili usluge. Time tracking često koriste konzultantski, IT i drugi timovi, poduzeća i pojedinci koji žele precizno pratiti svoj rad i učinkovitost.
Ključni elementi time trackinga uključuju bilježenje vremena, kategorizaciju aktivnosti te analitiku podataka i izvještavanje. Korisnici evidentiraju koliko vremena provode na određenim zadacima ili aktivnostima. To se može raditi ručno, putem aplikacija ili pomoću posebnih uređaja. Vrijeme se kategorizira i pripisuje određenim zadacima, projektima ili kategorijama kako bi se jasno razumjelo kako je potrošeno. Prikupljeni podaci se analiziraju i koriste za generiranje izvještaja i analizu kako bi se identificiralo obrasce, bolje razumjelo vrijeme utrošeno na različite zadatke i poboljšala organizacija vremena.
KORISTI TIME TRACKINGA
Time tracking može biti izuzetno koristan alat za procjenu koristi koje donosi digitalizacija procesa. Omogućava identifikaciju vremenskih gubitaka. Kroz time tracking, možete jasno vidjeti koliko vremena trošite na rutinske, ručne, papirnate zadatke. Kroz prizmu digitalizacije možete procijeniti jesu li nepotrebni ili trenutno neučinkoviti. Ovo vam omogućuje da identificirate područja gdje digitalizacija može donijeti najveće uštede vremena.
Digitalizacija procesa, naime, često uključuje automatizaciju rutinskih zadataka koji bespotrebno troše vrijeme, a u isto vrijeme predstavljaju točke na kojima je najveća mogućnost grešaka, na primjer zbog ponovljenih ručnih unosa podataka. Time tracking može pomoći u procjeni koliko ljudskih pogrešaka se događa u trenutnim ručnim procesima i kako bi se one mogle smanjiti digitalizacijom. Time tracking prije i poslije digitalizacije omogućava analizu promjena u brzini, preciznosti, efikasnosti i produktivnosti aktivnosti i procesa.
U konačnici, time tracking omogućuje kvantificiranje i analizu promjena koje digitalizacija procesa i aktivnosti donosi, što vam pomaže u procjeni njenih stvarnih koristi i donošenju informiranih odluka o daljnjim investicijama u digitalizaciju.
NIJE RIJEČ O KONTROLI RADNIKA
Objašnjenje smisla i koristi time trackinga zaposlenicima, a da se ne shvati kao kontrola radnika, jako je je važno. Uz to, zahtijeva suptilan i obazriv pristup. Fokus mora biti na produktivnosti i boljem upravljanju vremenom. Jako je važno naglasiti kako time tracking pomaže svakom zaposleniku da bolje razumije kako troši svoje vrijeme na različite zadatke s ciljem eliminacije suvišnih zadataka, optimizacije potrebnih, ali vremenski zahtjevnih, te s ciljem jasne argumentacije postavki koje stoje na računu klijentu i koji plaća račun za obavljen posao. Na toj točki je jako važno svakom zaposleniku objasniti kako će time tracking pomoći njima.
Osim u smislu gornjih ciljeva i u boljem organiziranju radnog dana, benefiti su smanjenje stresa i postizanje bolje ravnoteže između posla i privatnog života. Praktičan prikaz moći boljega izvještavanja i analitike koja izlazi iz kvalitetnog, strukturiranog time trackinga služi za ilustraciju, a i kao snažan argument u korist time trackinga. Objasnite kako će praćenje vremena pomoći tvrtki da bolje razumije kako se resursi troše, gdje je moguće ostvariti uštedu vremena kroz eliminiranje nepotrebnih zadataka i/ili digitalizaciju te kako će to omogućiti donošenje boljih poslovnih odluka.
Ako zaposlenicima uz to bude omogućeno da sami prate svoje vrijeme i daju povratne informacije o tome kako alat za time tracking može bolje zadovoljiti njihove potrebe, to će im dati osjećaj kontrole i bolji uvid u njegov smisao. I svakako nije dovoljno jednom objasniti, nego je nužno redovito komuniciranje svrhe time trackinga te načina njegovog korištenja kako bi organizacija uvjerila i sačuvala povjerenje zaposlenika da se koristi za poboljšanje radnog okruženja i konkurentnosti organizacije te očuvanja / rasta prihoda tvrtke te, posljedično, radnih mjesta i plaća zaposlenih.
TRANSPARENTNO KORIŠTENJE PODATAKA
Kao u većini drugih slučajeva, i u upotrebu time trackinga ključna je edukacija i podrška, zaposlenicima i vodstvu. Dobra obuka i podrška zaposlenicima važna je da bi naučili kako pravilno koristiti alate za time tracking i kako ih maksimalno iskoristiti za svoju korist te, s druge strane, obuka i podrška vodstvu potrebna je da bi se podatke i analize time trackinga upotrijebilo za namjenu koja se komunicirala zaposlenicima, koja ide u njihovu korist i u korist organizacije kao cjeline.
Cilj i namjena time trackinga mora biti u presjeku interesa zaposlenika i organizacije. Za povjerenje zaposlenih nužno je da je vodstvo transparentno u vezi s tim kako će se podaci o vremenu koristiti, primjerice da će se koristiti isključivo za poboljšanje procesa i organizacije, a ne za praćenje njihove svake aktivnosti. I, naglašavamo, jako je važno to u praksi i ispoštovati. Inače nema povjerenja, a manjak povjerenja generira radnje i reakcije koje organizacija ne želi: od iskrivljenog evidentiranja, niske angažiranosti, posljedično produktivnosti, do neželjene fluktuacije (ključnog) kadra.
A u vremenu kada je tržište rada otvoreno, kada je bitka za talente i stručnjake na vrhuncu i nema izgleda da će se to u skoroj budućnosti promijeniti (ne samo unutar jedne države, nego puno šire) nijednoj organizaciji nije u interesu gubiti povjerenje svojih zaposlenih. U suštini, ključ je naglasiti pozitivne aspekte time trackinga za zaposlenike i osigurati da se koristi kako bi se poboljšala produktivnost i organizacija, a ne za kontrolu ili nadgledanje.
KAKAV JE KVALITETAN TIME TRACKING?
Sistematičan time tracking za dobru analitiku i usporedbu rezultata među članovima tima zahtijeva pažljivo planiranje i korištenje određenih elemenata. Sustav mora omogućavati jednostavan, brz (koji ne uzima više od nekoliko minuta dnevno), sistematičan i za sve jednak način unosa podataka te analitiku koja omogućava ravnopravnu usporedbu pojedinca, odjela ili druge kategorije. No nešto više o tome u nastavku.
Identičan način evidentiranja:
• Svi zaposlenici trebaju koristiti isti alat ili sustav za evidenciju vremena. To osigurava konzistentne zapise i omogućuje lakše uspoređivanje podataka među članovima tima i odjeljenjima.
• Sustav mora omogućiti unos podataka ujednačenim formatima, pomoću unaprijed pripremljenih šifri zadataka i procesa (koji se zajedno s procesima kroz vrijeme dopunjavaju) te vremenskih blokova (vremenski intervali s jasnim granicama, na primjer, po satima, četvrtinama sata ili minutama za precizniju analizu i usporedbu).
• Mogućnost kategorizacije aktivnosti i zadatka može, na primjer, obuhvaćati kategoriziranje po projektima, vrsti aktivnosti ili prioritetu.
• Mora postojati i mogućnost svojim riječima dodati komentar ili drugu dopunu. Detaljniji opisi u evidencijama o vremenu pomažu boljem razumijevanju kako je vrijeme utrošeno i kasnije olakšavaju interpretaciju.
Prvi, sistematičan / kategorizacijski ili kvantitativni dio omogućava brzinu evidentiranja, identičan temelj za analitiku i usporedbe dok drugi, kvalitativni dio, omogućava dublju analitiku i identifikaciju potreba za promjenama (npr. dopune šifri, mogućnosti za optimizaciju idr.). Oba dijela su komplementarna jedan drugome i na primjeru poslovnih rješenja pokazuju koliko je važna integracija kvalitativnog i kvantitativnog pristupa koji je sve važniji i u stručnoj i znanstvenoj sferi.
DOBAR ANALITIČKI ALAT
Da bi time tracking imao pravu funkciju mora biti povezan za dobrim analitičkim alatom i mora biti analiziran od strane kompetentnih stručnjaka za procese u pitanju, ali i za analitiku. Bez dobre analitike sustav brzo može postati beskoristan, opterećavajući za zaposlene, ali i podvrgnut nestručnim interpretacijama i pojednostavljivanju. A tada smo opet jako blizu gubljenju povjerenja i povezanim negativnim ishodima.
Analitički alat je obavezna karika koja mora omogućiti efikasno obrađivanje podataka i uspoređivanje članova tima i timova međusobno. To uključuje generiranje izvještaja, grafova i dijagrama kako biste dobili jasnu sliku kako svaki član tima troši svoje vrijeme. Ako takvog alata privremeno nema, može poslužiti i nešto manje sofisticirano, kao što je Excel, ali u tom slučaju, osim stručnog znanja i poznavanja procesa i aktivnosti, jako su važne i analitičke kompetencije pojedinaca koje možda ne dolaze toliko do izražaja uz upotrebu sofisticiranih analitičkih alata koji standardnu analitiku i izvještaje odrade u predpripremljenom formatu.
ZAKLJUČAK – O ČEMU TREBA VODITI RAČUNA
Uz kvalitetno praćenje vremena ili time tracking, fokus se može preusmjeriti od toga tko je koliko vremena prisutan na lokaciji radnog mjesta kroz isključivo evidentiranje radnog vremena, prema tome tko je napravio, dovršio, postigao što u kolikom vremenskom periodu bez obzira nalazi li se na lokaciji radnog mjesta ili negdje drugdje. U vremenu hibridnih načina rada to postaje sve važnije. Što to znači kroz prizmu produktivnosti? Koliku dodanu vrijednost razumijevanju produktivnosti donosi zakonski obavezna evidencija radnog vremena? I kakvu korist angažiranim zaposlenicima i organizacijama, koje se žele razvijati, širiti i nuditi sigurne i dobro plaćene radne pozicije zaposlenicima? Koliko nam može u tome pomoći digitalizacija i time tracking? To su važna pitanja i još važniji ciljevi ambicioznih organizacija. Djelomično smo na ta pitanja pokušali odgovoriti u tekstu.
Neki odgovori zvuče dosta intuitivno i sve više organizacija ih kroz sve snažniji val digitalizacije sve većeg broja procesa i područja rada provjeravaju i / ili potvrđuju u praksi. No uz sve već rečeno, moramo ipak dodatno naglasiti potencijalne kočnice na putu konstruktivne upotrebe time trackinga jer mogu snažno utjecati na ishod aktivnosti. Ako uvođenje, njegova namjena i upotreba u stvarnosti nisu jasni i za zaposlene nemaju smisla, prouzročit će otpor koji će se pokazivati posredno ili neposredno, a u svakom slučaju utjecat će na nižu kvalitetu i realnost zapisa, potom analize, a zatim i procjene učinka drugih aktivnosti, na primjer digitalizacije.
Uz to, dodatni izazov mogu biti vanjski savjetnici ili analitičari, koji, zbog ne dovoljno dubinskog poznavanja procesa u fazi analitike podataka nerealno procjene potreban i prihvatljiv vremenski blok potreban za konkretnu aktivnost ili za prelazak iz jedne aktivnosti u drugu pa potom i potencijal za optimizaciju. Primjer su koordinacijski sastanci ili komunikacija s vanjskim naručiteljima koji nisu u pretežnoj odgovornosti jednog zaposlenika, nego stranke na drugoj strani.
Ako analitičar navedene aktivnosti vremenski idealizira i svako odstupanje u duljini vremena označi kao neproduktivnost i mogućnost za vremensku optimizaciju bez dubinskog razumijevanja uzroka, to može rezultirati u identifikaciji problema koji, doduše, zaista postoji – neproduktivna aktivnost koja uzima puno vremena – ali na krivom mjestu, znači kod aktera / radnika koji je praćen, umjesto fokusa ili barem uvažavanja utjecaja drugih sudionika koji nisu praćeni na sastanku.
Ukoliko je jedan od ciljeva time trackinga identifikacija potencijala za optimizaciju radnih procesa, onda mora biti ključan cilj upotrebe time trackinga njegova kvalitetna priprema, redovito upotpunjavanje i komuniciranje njegove svrhe zaposlenicima.
